Databehandleraftale
Gældende fra 20. oktober 2026
Databehandleraftalen består af Datatilsynets standardkontraktbestemmelser (efter databeskyttelsesforordningens artikel 28, stk. 8) med bilagene A, B og C herunder. Standardbestemmelserne findes hos Datatilsynet under Blanketter og skabeloner. Aftalen er en del af abonnementsbetingelserne og indgås, når kunden opretter en konto.
Dataansvarlig: kunden (den virksomhed, der har en konto).
Databehandler: Zarit ApS, CVR 45684342, Bokærsvej 7, 5485 Skamby (postadresse — ingen kundeekspedition),
info@zarit.dk.
Bilag A — Om behandlingen
Formål
At besvare opkald, som den dataansvarlige viderestiller, tage imod beskeder, besvare spørgsmål ud fra den dataansvarliges egne oplysninger og booke aftaler i den dataansvarliges kalender.
Hvad behandlingen består i
Modtagelse af opkald, omsætning af tale til tekst, samtale styret af kunstig intelligens, omsætning af tekst til tale, opbevaring af beskeder, bookinger og samtalens tekst samt visning for den dataansvarlige.
Personoplysninger, der behandles
- Den, der ringer: navn, telefonnummer, evt. adresse (kun når den dataansvarlige kører ud), hvad henvendelsen drejer sig om, og samtalens indhold som tekst.
- Den dataansvarliges brugere: navn, mail og adgangskode (kun som envejs-hash).
- Følsomme oplysninger: Behandles som udgangspunkt ikke. Assistenten spørger ikke om helbred eller andre følsomme forhold, medmindre den dataansvarlige selv har bedt om det. Den, der ringer, kan dog selv nævne sådanne oplysninger — så indgår de i samtalens tekst.
Kategorier af registrerede
Personer, der ringer til den dataansvarlige, og den dataansvarliges brugere.
Varighed og sletning
Så længe aftalen løber. Opkald og samtaler slettes efter den opbevaringstid, den dataansvarlige selv vælger i programmet. Efter aftalens ophør slettes alle data 90 dage efter ophør.
Lyd
Lyden behandles kun, mens samtalen foregår (omsætning mellem tale og tekst). Der gemmes ingen lydoptagelser — kun samtalens tekst.
Forbedring af assistenten (Zarit ApS' eget formål)
Den dataansvarlige accepterer, at Zarit ApS bruger samtalernes tekst til at forbedre assistentens formuleringer for alle kunder. Denne brug sker ikke på den dataansvarliges vegne: Zarit ApS er selvstændig dataansvarlig for den, og den er beskrevet i privatlivspolitikken. Teksten gennemgås automatisk, forslag godkendes af Zarit ApS, og det, der gemmes og bruges, er generelle regler om formuleringer — navne, telefonnumre, adresser og firmanavne fjernes automatisk, og reglerne indeholder aldrig personoplysninger. Selve samtalerne slettes efter den opbevaringstid, den dataansvarlige har valgt.
Bilag B — Underdatabehandlere
Den dataansvarlige godkender følgende underdatabehandlere. Nye underdatabehandlere varsles med 30 dage pr. mail. Den dataansvarlige kan gøre indsigelse inden for de 30 dage — og kan i så fald opsige aftalen.
| Underdatabehandler | Hvad de gør | Hvor data behandles | Overførselsgrundlag |
|---|---|---|---|
| GITC ApS (Danmark) | Server og database — Phonomia kører her | Danmark | Inden for EU |
| Simply.com A/S (Danmark) | Opbevarer den natlige sikkerhedskopi af databasen (kopien uden for serveren) | Danmark (ifølge Simply.com) | Inden for EU |
| Anthropic Ireland, Limited (Irland) | Kunstig intelligens — fører samtalen | Kan ske uden for EU via Anthropics egne underdatabehandlere (liste hos Anthropic) | EU's standardkontraktbestemmelser (modul 2 og 3) i Anthropics databehandlertillæg |
| ElevenLabs (ElevenLabs Ltd. og datterselskaber) | Tekst til tale (stemmen) og tale til tekst | USA (ElevenLabs' standard) | EU-US Data Privacy Framework, som ElevenLabs er certificeret under |
Når assistenten kobles på det almindelige telefonnet, tilføjes teleudbyderen som underdatabehandler med 30 dages varsel.
Bilag C — Instruks og sikkerhed
Instruks
Databehandleren må kun behandle oplysningerne for at levere telefonassistenten som beskrevet i bilag A og efter den dataansvarliges indstillinger i programmet. (Forbedringen af assistenten er Zarit ApS' eget formål — se bilag A.)
Sikkerhed
- Krypteret forbindelse (HTTPS) på alle Phonomias adresser.
- Adgangskoder gemmes kun som envejs-hash. Spærring efter gentagne forkerte forsøg og loft over tilmeldinger og andre handlinger uden login.
- Hver virksomhed ser kun sine egne data.
- Administratoradgang (Zarit ApS) på en separat adresse med eget login.
- Nøgler til tredjeparter ligger kun på serveren, aldrig i browseren.
- Phonomia kører som sin egen systembruger med egen database, adskilt fra andre programmer på serveren.
- Natlig sikkerhedskopi af databasen, med en kopi uden for serveren.
Brud på persondatasikkerheden
Databehandleren underretter den dataansvarlige uden unødig forsinkelse og senest 48 timer efter at være blevet opmærksom på et brud.
Lokation
Data opbevares på en server i Danmark (GITC ApS). Behandling hos underdatabehandlerne sker som beskrevet i bilag B.
Tilsyn
Den dataansvarlige kan én gang om året bede om en skriftlig redegørelse for sikkerheden.